投稿者: 市場の人材不足が進む中、改善が求められているのが人材採用業務です。採用活動は企業を成長させる重要な業務ですが、多くの企業で効率化が進んでいます。
この記事では採用業務の効率化が必要な理由や、優秀な人材を確保するためのポイントについて、ご紹介します。
採用業務の課題
人事の負担が増加していると云われています。そもそも現行の採用業務にはどのような課題があるのでしょうか。
担当者の人材不足
一つ目の問題は、担当者の人材不足です。採用担当に回せる十分な人手が確保できず、少数の採用担当者が応募者との面接や調整業務などを一手に引き受けることで、休日出勤や残業などが常態化してしまっているケースです。
担当者に過剰な負荷がかかっている状況は健全とは言えず、過労から適切な採用活動が行われなくなってしまうリスクもあり、早急に解消すべき事態です。
現場のニーズとのミスマッチ
二つ目の問題は、現場のニーズとのミスマッチです。時間をかけて人材を採用したのは良いものの、現場が求めているスキルセットにマッチしない人材を確保してしまい、想定してたような効率化が見込めないケースです。
現場と人材のミスマッチは、業務パフォーマンスが上がらないどころか、早期退職に繋がることも多く、採用活動の負担が減らず、回避すべき事態です。
必要人材と採用活動のミスマッチ
あらゆる業界で業務が多様化する中、採用アプローチもそれに合わせて柔軟に選択する必要が出てきています。
採用活動が自社で必要としている人材にとって魅力的ではないと、どれだけ採用に力を入れても、期待しているような人に応募してもらうことはできません。
現状の採用活動のあり方を見直し、必要人材のニーズに沿った採用活動を推進できるのが望ましいでしょう。
採用業務を改善すべき理由
採用業務に課題は感じているものの、実際に改善施策に取り組むまでには至っていないという企業担当者の方もいるかもしれません。ただ、業務課題が明らかになっている場合、速やかに改善に向けて取り組むべきでしょう。その理由を述べたいと思います。
市場に十分な人材が不足しているため
まず、採用業務の負担が大きいままでいると、市場の人材は次々と競合他社に流れてしまい、自社で十分な人材を確保できない事態に発展しかねません。
近年は少子高齢化の影響もあり、各企業で人材不足が深刻化していますが、今後人口が急激に増える見込みはありません。そのため、労働人口は減り続けることが予想されます。そのような状況でも企業が成長を続けるためには、会社の無駄を減らし、業務を抜本的に改善する必要があります。
人を雇用するコストも大きくなる傾向にあるため、数でカバーするのにも限界があることを理解しておきましょう。
採用担当に回せる人材に限界があるため
人員を増やせないとなると、既存のリソースでなんとか業務を回す必要があります。採用業務は、中長期的な経営基盤を確保するための業務であるため、営業や製造といった部門に比べて緊急性は低いと言えます。
人手の確保が困難になる中、採用担当に十分な人数を回すことが難しくなり、必然的に採用部門は人手不足の状態で、常に働き続けることとなるわけです。
採用担当が忙殺されてしまうと、人手の確保がままならなくなり、さらに現場は圧迫されるという悪循環になります。これを防ぐためにも、採用業務の効率化が必要になります。
優秀な人材確保が進まないため
採用担当者の負担が大きい、あるいは適切な評価や採用活動がままならない状態が続くと、優秀な人材を確保するための取り組みにも支障をきたします。
多くの企業が、優秀な人材を求め、会社が採用活動に力をいれています。既存業務を継続するので精一杯な状態で、人材獲得競争に勝つのは、難しいといえます。
優れた人材の確保を進めるためにも、業務効率化で採用担当者の負担を軽減し、新しい取り組みに挑戦できる環境を整える必要があります。
採用業務の効率化に期待できるメリット
採用業務の効率化にはシステムの導入や体制変更など、クリアすべき課題もありますが、うまく実現できれば多くのメリットがあります。
応募者とのコミュニケーションに時間を割ける
採用業務の効率化において重要なのは、定型業務を効率化、あるいは自動化できる点です。やることは決まっているものの、担当者の負担として大きくのしかかっているルーティンワークは、採用業務負担を大きくさせている原因です。
応募者との面接時間設定や、進捗管理などにかかる負担を解消できれば、応募者一人一人の適性を見極め、コミュニケーションにも十分な時間を確保できます。
事前に応募者とコミュニケーションを取れれば、ポテンシャルや適性を正しく把握できます。
十分な検討を行いミスマッチを回避できる
採用業務を効率化することで、応募者を正しく見極められ、ミスマッチを回避できるようになります。
ミスマッチは、現場にとっても応募者にとってもメリットがないばかりか、採用担当者にとっても業務そのものが無駄になってしまうため、できる限り回避したい問題です。応募者一人一人の見極めに時間を割けるようになれば、ミスマッチの問題を事前に回避する評価基準を得られます。
担当者の負担軽減に繋がり適切な評価が行える
作業の効率化は、担当者の負担削減に繋がり、担当者にゆとりが生まれます。そして、よい判断ができるようになります。常に業務に追われていると、応募者の採用基準も定型化してしまい、柔軟な判断の余地が狭まり、多様な人材確保を遠ざけてしまいます。
担当者の負担軽減ができれば、フォーマットに従った評価ではなく、より現場のニーズに合った人材を選ぶことに専念できます。また、応募者の潜在的なポテンシャルを見出し、柔軟に検討することができます。
採用業務を効率化する方法
採用業務を効率化する方法としては、主に以下の3つの方法が選ばれています。
エージェントを起用する
新卒採用・転職エージェントによるマッチングは、近年多くの企業が採用している採用業務効率化の手法です。
エージェントに登録している求職者の中から、自社のニーズとマッチしている人材をピックアップし、求職者と自社の間をエージェントが取り持ってくれます。
専門のエージェント経由なので、信頼性の高い人材を発掘できます。また求職者は、エージェントの選考を通過しているため、コミュニケーション能力があり、採用活動を円滑に進められます。
採用業務を外部委託する
採用業務をアウトソーシングし、負担軽減に努めるという方法もあります。
求人広告の作成や応募者管理、一次面接などは外部に委託し、重要な面接やテストだけ自社で行うというものです。現場採用活動業務の一部を委託するだけで、負担を軽減できます。
ATSを活用する
ATSはApplicant Tracking Systemの略称で、いわゆる採用管理システムのことです。このシステムでは、求人情報の管理や応募者の管理、選考進捗管理など、あらゆる採用業務に関するマネジメントを一括して行えます。
ATSは、自社で採用業務を担う際に導入することで、担当者の管理負担削減に大きく貢献します。業務を一元管理することによって、無駄が省けます。また、応募者のデータが蓄積されるので、中長期的に採用活動を支えてくれます。
優秀な人材を確保するためのポイント
採用活動を推進する上で、課題となるのが優秀人材の確保です。優秀な人材を確保する上で大切なポイントについて述べたいと思います。
現場のヒアリングを実施する
採用担当者が現場の人材ニーズを把握していることは非常に重要です。選考基準を今必要な人材の評価基準にアップデートし、ミスマッチがないようにします。
そのためには、採用活動を実施する際には、まず現場へのヒアリングを行い、どんなニーズがあるのかを把握しましょう。
自社に必要な人材のペルソナをまとめる
現場の声をまとめた後は、具体的にそのニーズを解消するためには、どんな人材が必要なのかをまとめます。
具体的な人物のペルソナを固め、その人物像と全て一致する人は見つけられずとも、選考の基準として、その人物像を有効活用することが大切です。
或いは、必要なスキルセットや性格、コミュニケーション能力などの特性だけでもあらかじめまとめておくと、ミスマッチのリスクの回避につながります。
複数の採用手段を併用する
採用活動にはさまざまなアプローチがありますが、優秀な人材と出会えるチャンスを増やすためには、とにかくチャンネルを増やすことも大切です。
求人広告を発信するだけでなく、例えば採用サイトを構築してSEOから自社にたどり着くユーザーを発掘してみたり、学生向けのイベントを増やしてインターンを確保し、中長期的に人材確保を目指したり、リファラル採用を取り入れたりと、方法は多様です。
自社でやっていない施策や、ニーズの合う人材に出会えそうな施策を強化すると良いでしょう。
採用担当者の負担を最小限に抑える
採用業務の効率化によって、採用担当者の負担を小さくすることは重要です。経営者や現場の判断で最終決定されますが、ピックアップするのは採用担当者の仕事です。
採用担当者の業務負担をできるだけ軽減し、優秀な人材を発掘できる環境を整えることで、余裕を持ったコネクション構築やイベントの開催、ゆとりある応募者の評価が実現します。
まとめ
この記事では、採用業務を効率化することのメリットや、効率化のための方法についてご紹介しました。
採用業務の効率化は、人材不足が進む今日、ますますその重要性が高まっています。現場のヒアリングを徹底し、採用業務効率化施策の検討し、優秀な人材を発掘しましょう。
参考：インターンに参加する目的とは？